Se Gmail è il servizio di posta elettronica più utilizzato al mondo un motivo ci sarà. Anzi, in realtà ce n’è più di uno.

E non è soltanto per via del suo nome, così semplice, breve e carino. È anche perché nei suoi 10 GB di spazio è in grado di offrire una gamma davvero ampia di strumenti professionali per semplificare la comunicazione tra membri d’azienda.

Gmail è diventato uno dei mezzi di comunicazione privilegiati tra colleghi di start-up e questo perché è in grado di garantire un servizio sicuro, intuitivo e veloce. Esistono, però, tanti altri motivi e altrettante funzionalità che, chi utilizza Gmail quotidianamente ancora non conosce.

Bando alle ciance, cominciamo.

Tutti i vantaggi di utilizzare Gmail

• È possibile accedere a Gmail attraverso il proprio browser attraverso l’apposita App da ogni dispositivo Gmail;
• Permette di aprire le email anche se si è offline;
• È possibile collegare diversi account contemporaneamente con lo stesso indirizzo di posta Gmail;
• Ogni file inviato e ricevuto è facilmente scaricabile sui diversi strumenti di Google;
• Consente un alto livello di personalizzazione;
• È possibile scaricare tutte le email inviato e ricevute sul proprio pc.

Tutte le Funzionalità di Gmail

Ordina e personalizza l’ufficio.

Riuscireste a lavorare in un ufficio sommerso dal caos e da fogli di lavoro sparsi qua e là senza criterio? Per la casella di Gmail funziona un po’ allo stesso modo. Sapere come organizzarla e personalizzarla in base al proprio stile rende la vita più facile. 

L’occhio attento di Google è in grado di analizzare il vostro comportamento e fare in modo che tutti i suoi strumenti si adattino (quasi) perfettamente alle vostre intenzioni. In poche parole, Google studia la vostra attività su Gmail e utilizza le informazioni che voi gli fornite per garantirvi un servizio davvero efficiente.

Questione di stile.

Scegliere lo stile della casella di posta significa dire a Google come volete che la vostra posta venga organizzata, in base alle vostre esigenze di lavoro. Esistono a riguardo diversi stili da poter applicare.

Stile Predefinito. Scegliendo questo stile potrete suddividere le email in diverse sezioni (Principale, Promozioni, Social, Aggiornamenti e Forum) permettendo, quindi, di distinguere una tipologia di email dall’altra. Ogni sezione può essere spuntata oppure disabilitata. Lo stile predefinito facilita il lavoro, ma non è la soluzione ottimale per chi usa Gmail per il lavoro.

Utilizzando le altre modalità di stile, diverse dallo stile Predefinito, potrete tenere sott’occhio le vostre email di lavoro più importanti, quelle da leggere e quelle speciali.

Email importanti in alto. Scegliendo questa modalità di stile avrete sempre una visione immediata delle vostre email più importanti. Ricordate, Google sa bene quali sono le email più importanti per voi. Sa a chi inviate email più spesso, conosce le parole chiave più utilizzate, sa perfino quali messaggi aprite frequentemente.  

Email da leggere in alto. Attivando questo tipo di visualizzazione vedrete le email suddivise in due sezioni. In alto ci saranno, appunto, tutte le nuove email non ancora aperte e in basso tutte le altre.

Email speciali in alto. Le email speciali le scegliete voi. Non Gmail, e neppure Google. Potrete contrassegnare i messaggi come speciali cliccando sulla stellina o sull’indicatore di importanza, i cui simboli si trovano alla sinistra di ogni email della vostra casella di posta. Cliccateci su per classificarli come speciali. Questo vi permetterà di trovare determinate email facilmente sia attraverso gli operatori di ricerca di Gmail che attraverso i colori. Infatti, per ogni email speciale, potrete abbinare un colore diverso in base a parametri specifici da voi indicati. Ad esempio, blu per le email del titolare, rosso per quelle di un cliente, e così via.

Posta prioritaria. Con la Posta prioritaria, Gmail selezionerà automaticamente i messaggi più importanti, mettendoli in evidenza sulla parte alta della vostra casella email. Vedrete la “Posta in arrivo” divisa in tre diverse sezioni per priorità: “Importanti da leggere”, “Speciali” e “Tutto il resto”.

Etichettare e filtrare.

Le Etichette e i Filtri sono altre due funzionalità di Gmail che permettono di organizzare le email in modo strategico. Le Etichette gestiscono le email attraverso un pratico sistema di cartelle, attraverso il quale poter raccogliere in modo semplice e intuitivo le email. Create quindi un’etichetta o utilizzatene una predefinita, aprite il messaggio da etichettare all’interno della casella di posta e cliccate sul simbolo in alto a destra per scegliere la cartella in cui inserirlo. Questo vi permetterà di suddividere le email in gruppi di cartelle diverse: diverse per tema, per tipo di lavoro, per importanza e così via. Anche le etichette possono avere colori diversi. Sceglieteli cliccando sulla freccia accanto alla cartella. Potrete visualizzare sempre le vostre etichette/cartelle sulla sinistra dello schermo.

Quello dei Filtri è uno strumento che funziona perfettamente con le Etichette. Infatti, attraverso i Filtri, Gmail vi permette di etichettare automaticamente le email o di etichettarle come speciali, attraverso delle impostazioni specifiche. Per impostare i Filtri non dovrete far altro che cliccare sulla freccina accanto alla barra di ricerca di Gmail (in alto).

Si aprirà una finestra in cui poter definire tutti i parametri e i criteri che ogni messaggio dovrà rispettare per essere filtrato in un determinato modo ed essere quindi etichettato o inserito tra i messaggi di posta speciali. Cliccate su “Crea il filtro” et voilà! Qui potrete decidere l’azione da applicare.

 

Creare un’email di lavoro.

Con Gmail potrete creare un indirizzo email totalmente personalizzato, fatto apposta per il vostro lavoro. Non avrete quindi la classica email di Gmail (latuaazienda@gmail.com), piuttosto una professionale (@latuaazienda.com) con la quale poter accedere, attraverso qualsiasi dispositivo, a tutte le funzionalità di Google: documenti, calendario, riunioni video e tanto altro.

Questa funzionalità è infatti pensata per le aziende, per le start-up o per i liberi professionisti che desiderano avere un indirizzo email professionale, che si adatti perfettamente al proprio brand e che non gli faccia rinunciare a tutte le funzionalità di Google Mail.

Trasformare Gmail in un client di posta.

Nulla da invidiare a Thunderbird o ad Outlook. Con Gmail potrete gestire più account email e ricevere i vostri messaggi su unico canale online. Come? Semplicemente importando tutti i vostri account di posta elettronica (fino a cinque) su Gmail. Niente male, vero?

Se avete un account Hotmail, uno Outlook, un altro Yahoo, e vi siete stancati di accedere su ogni singolo client di posta per visualizzare i vostri messaggi, questa funzione fa al caso vostro.

Cliccate sul simbolo delle impostazioni in alto a destra. Sì, quello con l’ingranaggio. Selezionate la voce “Impostazioni”, poi “Account e importazione” e infine “Controlla la Posta con POP3”. Cliccate poi su “Aggiungi un tuo account di posta POP3”.

Non dovrete far altro che inserire l’indirizzo email, la password, impostare le preferenze e cliccare su “Importa”. Il gioco è fatto. Riceverete tutte le email di quell’indirizzo email – e degli altri account che aggiungerete – sempre su Gmail.

Un ultimo consiglio. Se volete ricevere le email degli altri account sempre su Gmail, ma distinguere i vari client di posta per non creare confusione, non dovrete far altro che applicare il pratico sistema delle Etichette. Prima di importare, quindi, cliccate sull’opzione “Applica ai messaggi in arrivo l’etichetta” e poi applicate la procedura di importazione.

È anche possibile attivare lo strumento di Posta in arrivo multipla, che consente di separare in modo intuitivo le varie email della Posta in arrivo e i rispettivi account di posta. Sempre nelle Impostazioni dovrete cliccare sulla scheda “Labs” e poi sulla voce “Posta in arrivo multipla”. Attivando questa opzione visualizzerete la voce “Più cartelle Posta in arrivo”, attraverso la quale potrete impostare le modalità di visualizzazione dei vari account, dividendoli in pratiche sezioni e suddividendo, inoltre, le email con Etichette e Filtri.

Gmail: operatori di ricerca

Cercare un messaggio nel grande mondo di Gmail non è così difficile. Il motore di ricerca Gmail è così potente che sarete in grado di scovare messaggi seppelliti da anni in un batter d’occhio. Digitando sul motore di ricerca di Gmail una o due parole chiave, verranno filtrati tutti i messaggi che contengono quelle parole. Inoltre, mentre state digitando, quel mattacchione di Gmail vi suggerirà le parole in base alle ricerche già effettuate in passato.

Gmail: utilizzare Google Task

Google Task è pensato per chi usa Gmail per il lavoro. Solitamente viene utilizzato con lo strumento Google Calendar e insieme – nulla da dire – fanno proprio una bella coppia. Task di Google vi permetterà di gestire le vostre attività in modo semplice ed efficace. Cliccate sulla freccetta rossa accanto alla voce “Gmail” in alto a sinistra e poi su “Attività”.

Dalla finestra che si aprirà potrete gestire tutte le attività esistenti e crearne di nuove, inserire cose da fare e organizzare le attività in elenchi diversificati. Per collegare Task a Calendar basterà aggiungere la data sulla singola attività, che verrà automaticamente aggiunta nel calendario.

Gmail: chat vocale e video

Un’altra importante funzionalità di Gmail è quella della Chat vocale. Attivandola sarete in grado di comunicare istantaneamente con amici, collaboratori e colleghi di lavoro. Nulla di nuovo, certo, ma il solo fatto che la chat di Hangout sia visualizzabile all’interno di Gmail e sia sempre presente sulla barra laterale del vostro schermo, rende il lavoro davvero efficiente.

Attraverso la chat di Hangout potrete chattare, effettuare una chiamata o una videochiamata, aggiungere persone alla chat attraverso la creazione di un Hangout di gruppo, allegare file e archiviare le conversazioni.

Gmail: annulla l’invio dell’email

Chi, almeno una volta nella vita, ha inviato un’email e ha poi esclamato “Ma porc..”,  alzi la mano! Uh, ma quante mani. Ecco, Google ha pensato anche a questo. E l’ha pensato soprattutto per quei poveri lavoratori incasinati che, ogni giorno, hanno a che fare con decine di email importanti da inviare e soffrono di sbadataggine compulsiva.

Con Gmail premere “Invio” non è affatto la fine del mondo. Semplicemente perché è possibile annullare l’invio di un’email con un semplice click.

Intanto, però, dovrete attivare l’”Annulla invio” accedendo alle impostazioni generali della casella di posta – sì, sempre quelle lì con l’ingranaggio – scorrere fino alla voce “Annulla invio”, spuntarla e scegliere i secondi in cui sarà possibile disinnescare la bomba. Ricordate che potrete selezionare l’annullamento dell’invio dell’email fino ad un massimo di 30 secondi, quindi non rilassatevi così tanto.

Estensioni di Gmail

Per quelli non ancora convinti, Google mette a disposizione diverse estensioni da poter integrare a Gmail. Sono davvero tante e servono a migliorare/potenziare le funzionalità già incluse nel servizio. Dopo un attento lavoro di scrematura, ecco quelle più utili per il lavoro.

Google Mail Checker Plus vi avvisa quando vi arriva una nuova email. Si installa direttamente sul browser di Google Chrome e vi notifica le nuove email da leggere. Funziona un po’ come l’applicazione di Gmail sullo smartphone, ma è pensata per il pc.

Minimalist for Gmail è l’estensione fatta apposta per i perfezionisti e i più pignoli che desiderano modificare l’aspetto grafico della propria posta elettronica. Potrete modificare l’interfaccia grafica e i vari elementi, spostare gli oggetti, aggiungere icone e tanto altro ancora.

Send from Gmail vi permette di scrivere ed inviare un messaggio direttamente dalla pagina web in cui vi trovate, senza la necessità di accedere al sito web di Gmail. Avrete sempre a disposizione un tasto sul vostro browser attraverso il quale poter aprire in modo pratico e veloce la finestra di messaggio.

Boomerang e Rightinbox funzionano un po’ come il gestore di Pagine di Facebook e vi permettono di programmare un’email importante e di inviarla in un giorno specifico, ad una determinata ora. Potrete scrivere l’email in tutta calma e decidere il momento esatto del suo invio.

Mailinbox e Mailtrack sono create per i più ansiosi. Con queste due estensioni potrete scoprire se l’email è giunta a destinazione, se è stata letta oppure no e, se sì, quante volte. Proprio così, funziona esattamente come l’app di Whatsapp.

Gmail: altre stuzzicanti funzionalità

Gmail e Google Drive

Google Drive è uno dei migliori alleati di chi sul web ci lavora ogni giorno. Uno strumento perfettamente integrato in Gmail, che permette di scambiare file in modo pratico e sicuro con i propri colleghi di lavoro. Così, se vi arriveranno importanti file allegati via email (foto, video, fogli di google, documenti), potrete salvarli con un semplice click, sia sul pc che su Google Drive. Inoltre permette di salvare ed inviare file di grandi dimensioni in modo veloce e sicuro.

Gmail: attivare la modalità vacanza

Ecco una funzionalità davvero utile, quella che dice “Non rompermi le balle, sono in vacanza”. Beh, non dice proprio così, però il succo è quello. Se state per andare in vacanza, non dovrete far altro che abilitare una risposta automatica che verrà gentilmente spammata a tutti coloro che vi scriveranno.

Dovrete andare nelle Impostazioni di Gmail – sì, sempre cliccando sul simbolo dell’ingranaggio – e nella sezione “Generali” scorrere fino alla voce “Risponditore automatico”. Impostate il periodo di tempo, scrivete il contenuto dell’email e l’oggetto e salvate. Siate carini, mi raccomando.

Gmail: le scorciatoie da tastiera

In conclusione, ecco una bella LISTA della scorciatoie da tastiera per i più smanettoni, che consentono di risparmiare tempo quando si lavora e si sta per entrare nel tunnel della disperazione. Google ci fornisce tutte quelle disponibili direttamente sul sito web del servizio di posta elettronica. Basterà andare su “Impostazioni” e scorrere fino alla voce “Scorciatoie da tastiera”, attivatele e ricordate di salvare le modifiche.

Per attivare la lista completa quando siete su Gmail, non dovrete far altro che digitare il punto interrogativo (“?”).

Augurandomi che non siate scappati già a metà di questo lungo articolo e che siate arrivati a leggere fino alla fine, spero che tutte queste informazioni pratiche possano aiutarvi a vedere Gmail con occhi diversi e, soprattutto, a sfruttarne al meglio le potenzialità.

Ci si vede al prossimo Tool.