ClickUp: lo strumento di project management di cui ti innamorerai

da | Gen 26, 2021 | Passepartout | 0 commenti

Magari la parola “project management” non ti suona così familiare e stai per muovere i primi passi in questo mondo fatto di tasks, obiettivi, assegnazioni e scadenze. 

Magari, invece, sei arrivato qui con le idee molto chiare e non vedi l’ora di scoprire uno degli strumenti di project management migliori in circolazione. 

In entrambi i casi, se ti occupi di comunicazione e hai a che fare con progetti e clienti diversi, questo articolo ti illuminerà la giornata e farà ordine in quelle future. Sì, perché ti parleremo di ClickUp, il software di project management più intuitivo, sorprendente e funzionale che ho avuto il piacere di provare. 

Diciamolo, a ClickUp non manca proprio nulla. Neppure nella sua generosa versione gratuita, che ti dà la possibilità di organizzare praticamente ogni cosa e gestirla da solo, con colleghi o altri membri del team. 

Con questo strumento non avrai più bisogno di riempire la schermata di decine di app e to-do-list. Be’, non ci resta che iniziare! 

ClickUp: software e strumento di project management

ClickUp, l’app per il project management di cui ti innamorerai

Diciamolo, avere un unico strumento per gestire il lavoro, assegnare precisi compiti, organizzare i progetti in modo chiaro e gerarchico è il sogno di tutti coloro che lavorano online. 

Ciò che più conta, per qualsiasi professionista che lavora sul web, è avere il pieno controllo del proprio lavoro e poterlo gestire al meglio, soprattutto se si collabora con un team creativi e variegati. ClickUp, come dicevamo, ti permette di sostituire tutti gli strumenti di project management che hai fino ad ora utilizzato. 

Ma andiamo più a fondo. Cosa ti permette di fare ClickUp? La lista è lunga, mettiti comodo.

  • tenere nota delle scadenze;
  • facilitare la gestione del team;
  • assegnare operazioni e compiti (tasks) a membri specifici;  
  • fissare deadline e obiettivi;
  • attivare il time tracking per fissare uno specifico numero di ore per ogni lo svolgimento di ogni lavoro; 
  • monitorare tutte le attività e creare status personalizzati;
  • creare e organizzare cartelle e sotto-tasks; 
  • allegare e condividere documenti, immagini e video;
  • modificare i documenti e archiviarli;
  • collegare diverse applicazioni in cloud;
  • collegare innumerevoli app e servizi (da Dropbox a Slack, da Google Drive a OneDrive, da Zapier a Zoom). 
  • chattare con i membri del team, aggiungere commenti e conversare; 
  • trasformare in un click le e-mail di Gmail in voci della tua to-do list;
  • inserire note e reminder;
  • creare, modificare e aggiungere tag per ogni task;
  • registrare video e audio;
  • attivare notifiche di avviso; 
  • utilizzare template preformattati suddivisi in categorie di interesse; 
  • fare screenshot da allegare in un click all’interno di una task. 

Inoltre, se fino ad oggi hai utilizzato altri strumenti di project management come Trello, Asana o Monday, puoi tranquillamente integrarli oppure importare tutto su ClickUp. In pochi minuti. 

Tutto questo basterebbe per convincerti, ma in questo articolo voglio farti scoprire proprio tutto di questo tool e insegnarti a utilizzarlo al meglio. 

ClickUp vs Trello

Prima di parlare esclusivamente di ClickUp e concentrarci sulle numerose funzionalità di questo tool, ci tengo a spiegarti perché preferirlo ad altri strumenti di project management altrettanto validi come, ad esempio, Trello

Ho utilizzato e apprezzato molto Trello, uno dei primi strumenti dedicati alla gestione e all’organizzazione di lavori e progetti, nonché uno dei pionieri delle tasks per il teamwork.

Trello è perfettamente integrato con tante app e con i servizi di Google, è semplice da utilizzare, ma porta con sé anche molte pecche che, con il tempo, lo rendono poco interessante agli occhi degli utenti. 

Oltre alla mancanza dell’editor visuale WYSWYG, di cui il professionista meno esigente potrebbe anche fare a meno, questo tool offre un’interfaccia che nel tempo non ha saputo evolversi e adattarsi alle esigenze dei team. Da un lato, la semplicità dello strumento può essere considerata un vantaggio, dall’altro si avverte inevitabilmente il bisogno di avere un tool capace di tradurre (e non di escludere) la complessità delle operazioni in modo super efficiente.

Uno degli obiettivi degli strumenti di project management è proprio quello di semplificare lasciando all’utente la piena libertà di organizzare il lavoro come meglio preferisce. Un’interfaccia eccessivamente semplificata può creare confusione anziché ordinare le idee. 

Inoltre, la versione gratuita di Trello non consente di creare progetti illimitati e di collegare più di tre app o servizi in cloud. 

Per tutti questi motivi, dopo aver provato ClickUp, ho deciso di mettere un punto e chiudere la mia relazione con Trello, ma soprattutto di non cercare nient’altro all’infuori di lui. 

Come funziona ClickUp

Come funziona ClickUp?

Progetti illimitati e tasks illimitate. Ovviamente, free. Nella versione gratuita potrai creare un solo team, ma per professionisti e piccole agenzie di comunicazione non è nulla di irrinunciabile. 

Ovviamente, ci tengo a sottolineare che questo è uno degli strumenti di project management più economici. Quindi, se vorrai acquistare la versione a pagamento e godere appieno di tutte le sue funzionalità, potrai farlo senza mandare in rosso la carta di credito. Tieniti forte, la versione pro di ClickUp costa soltanto 4,11 euro al mese per ogni membro!

Puoi comunque pensarci ancora per un po’ o, addirittura, rimanere per sempre nella versione free. Garantito. 

Ma ora spulciamolo per bene. 

Il team

Una delle funzionalità che non può mancare all’interno di un tool di project management è la possibilità di creare un team di lavoro per collaborare e condividere progetti, contenuti e informazioni utili. 

ClickUp è uno degli strumenti di collaborazione più interessanti, perché offre innumerevoli possibilità per lavorare contemporaneamente e in modo efficiente con i propri colleghi o con i propri collaboratori. 

Gli spazi

Immagina gli spazi come veri e propri reparti di un’agenzia di comunicazione. Puoi crearne diversi per gestire in modo indipendente aree differenti e assegnare ogni “reparto” a persone specifiche. Ad esempio, puoi creare gli spazi “Social Media Management”, “Content Creation”, “Marketing” e “Amministrazione” per creare delle aree di lavoro e tenere tutto sotto controllo. 

All’interno di ogni reparto, o spazio, potrai creare e gestire i tuoi progetti in modo separato, utilizzando template diversi per differenziare le varie aree.

Le cartelle 

Dopo aver creato lo spazio, puoi darti alla pazza gioia creando delle cartelle personalizzate. Sulla base dei tuoi obiettivi, Puoi creare, ad esempio, la cartella dedicata al “Social Media Management” e scegliere uno dei template preformattati direttamente dal Template Center, Content Calendar o Social Media Post e poi modificare ogni voce come più preferisci. 

All’interno di ogni cartella, puoi inserire una o più liste. Questo ti consente di organizzare ancora meglio il tuo lavoro, dividendo le attività in modo intelligente e strategico. Inoltre, all’interno di ogni cartella puoi assegnare precisi compiti a specifici membri del tuo team, grazie alle tasks e alle subtasks. 

Attivando la visualizzazione List, puoi avere una panoramica delle liste e dei task contenuti al loro interno e suddividerle per stato (“aperto”, “in progress”, “completed” e così via). 

I progetti

All’interno di ogni spazio, puoi creare, modificare, personalizzare e gestire tutti i progetti che desideri. Sì, perché sono illimitati anche nella versione free. 

Devi immaginare i progetti come dei contenitori, degli aggregatori di attività (tasks), operazioni e compiti da assegnare, monitorare e portare a termine. Puoi personalizzare ogni progetto in base alle tue esigenze e organizzare visivamente le tasks in modo strategico. Inoltre, puoi scegliere anche la modalità con cui visualizzare ogni progetto, dalla mappa concettuale alla lavagna, dal calendario alla più classica lista. 

Le tasks

Ok le abbiamo già citate parecchio all’interno di questo articolo, ma cosa sono le task e a cosa servono? Una task è l’unità di misura minima di ogni progetto di lavoro. È l’attività, l’operazione specifica da assegnare a un membro affinché la porti a termine.

Ogni task, come già detto in precedenza, può contenere anche delle subtasks. Per ogni singola attività puoi facilmente creare e modificare lo stato e fissare una data di scadenza, la priorità di consegna e attivare diverse modalità per renderla maggiormente performante e funzionale. 

Time tracking: “il tempo è denaro” 

Una delle particolarità di ClickUp è la possibilità di attivare e utilizzare il “Time tracking”. Di cosa si tratta? In breve, il Time tracking ti consente di monitorare e visionare il tempo di svolgimento delle singole attività. 

Per le agenzie più organizzate e numerose, questa modalità è senza dubbio importantissima. Può essere integrata con Harvest, Everhour o Toggl per accedere alle diverse funzionalità per il monitoraggio del tempo, in particolare nella versione a pagamento. Ad esempio, puoi: 

  • avviare e interrompere il timer durante il lavoro; 
  • aggiungere note alle voci temporali; 
  • aggiungere etichette; 
  • tracciare il tempo di lavoro.  

Inoltre, il piano illimitato consente di usufruire delle dashboard specifiche per visionare il tempo totale impiegato per ogni spazio di lavoro, per filtrare le etichette o per esportare i dati di monitoraggio del tempo. 

Come usare ClickUp al meglio: primi passi

Accedi all’app di ClickUp per iscriverti. Imposta il tuo profilo, indicando i tuoi dati e il tuo ambito di lavoro. Puoi personalizzare al meglio il tuo profilo, scegliendo un avatar e il ruolo ricoperto all’interno del team. 

Ti consiglio di visionare i video di presentazione, non solo perché ti aiutano a prendere confidenza con la piattaforma, ma anche perché una volta completati ti verranno offerti dei crediti per l’acquisto della versione a pagamento.

Be’, ora puoi iniziare a fare sul serio e ad utilizzare ClickUp! Ecco i primi passi da fare:  

  • crea il tuo primo Space, rinominandolo e impostandolo come ritieni opportuno. Puoi anche scegliere il colore, un’icona o un avatar e condividerlo con altri membri del team oppure renderlo privato;
  • clicca sull’icona + accanto allo Spazio per creare un progetto e aggiungere le tasks o attività. Ad ogni membro del team potrai assegnare una specifica task; 
  • per ogni task puoi inserire vari campi che si aggiungeranno, mano a mano, nelle diverse colonne. Puoi inserire stati di avanzamento, label personalizzati, checklist, date, file, aree di testo, time tracked e tanto altro.

Cos’altro puoi fare? Ad, esempio puoi creare una dashboard (bacheca) su cui fissare i widget come le chat, i video e tutti i contenuti che ritieni più utili per te e per i membri del tuo team. 

Puoi dar vita a veri e propri documenti testuali, utilizzando un editor di testo intuitivo e completo o scegliere in che modalità visionare il tuo spazio di lavoro (dalla Lista alla Lavagna, dal Calendario alla Timeline) e anche creare mappe concettuali da condividere con gli utenti. 

Puoi allegare dei file per rimandare a un calendario editoriale o a un documento di Google Drive, ma anche aggiungere file da OneDrive o da Dropbox. 

E, dulcis in fundo, ecco tutti i video tutorial per utilizzare ClickUp al meglio! Ora non hai più scuse, non ti resta che cominciare a fare ordine e organizzare il tuo lavoro come un vero project manager.

Scritto da Clara Amico

Scritto da Clara Amico

SEO Copywriter & UX Writer. Cacciatrice di refusi e copywriter poliedrica. Ho iniziato a coltivare il mio amore per la scrittura collezionando penne dall’età di tre anni. Oggi, vivo di parole, UX e microtesti e la qwerty è diventata la mia penna più preziosa.

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