Una gran quantità di progetti, un team numeroso, scadenze imminenti e tanti clienti da gestire contemporaneamente. Per molte aziende avere un software gestionale, a un certo punto, diventa quasi una scelta obbligata: il rischio è dare di matto.

Eppure, molti professionisti preferiscono rinunciare in partenza, preferendo il caos a un oneroso investimento economico.

Decidere di avere un gestionale si rivela quasi sempre una scelta dispendiosa, è vero, soprattutto per quelle agenzie appena nate che si ritrovano a fare già i conti con tante spese e con pochi guadagni.

Eppure, esiste una soluzione anche per chi non vuole rinunciare alla professionalità e non ha soldi da investire. 

Oggi voglio svelarti come creare un gestionale WordPress gratuitamente o con un budget davvero molto limitato. Curioso di scoprire come? 

 

Cos’è un gestionale?

Prima di dare una sbirciata a tutti i plugin per creare un gestionale WordPress, meglio mettere in chiaro cos’è e a cosa serve esattamente.

Il software gestionale non è altro che un insieme di applicativi e strumenti che consente di automatizzare i processi di gestione all’interno di piccole e grandi aziende. Dal suo utilizzo è possibile trarne enormi vantaggi.

Innanzitutto, il gestionale permette di semplificare tantissimo il lavoro aziendale, evitando di dover mettere mano su ogni singolo processo, anche il più banale, e permettendo ai membri del team di dedicarsi a cose ben più importanti. Questo, in poche parole, significa ridurre drasticamente i tempi e ottimizzare il lavoro.

Grazie al gestionale è possibile gestire enormi quantità di file e operazioni complesse in modo veloce e preciso, rendendo il lavoro anche molto più sicuro. È possibile anche condurre analisi e fare report in tempi brevissimi, lavorare in cloud o all’interno del proprio server su progetti condivisi e anche da remoto, ovunque e in ogni momento.

Ogni gestionale, poi, si adatta perfettamente alle esigenze di ogni tipo di azienda, offrendo strumenti utili per ogni tipologia di attività. Dalla gestione delle fatture per i professionisti a quella delle prenotazioni per b&b e hotel, dal controllo dei prezzi e dei prodotti in magazzino a quello dei menu e dei listini per i ristoranti.

Insomma, tanta fatica risparmiata, un controllo reale del lavoro e delle attività e un project management sempre impeccabile.

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Come gestire tutti i progetti con un gestionale WordPress

Ma andiamo al dunque. WordPress si sta sempre più avvicinando alle aziende e ai professionisti e lo fa offrendo nuovi modi per comunicare e per gestire al meglio il lavoro sul web.

Inoltre, con i nuovi protocolli e con un mondo digitale sempre più user-centered, le aziende sono costrette a uniformarsi alle nuove normative e a offrire sempre il meglio ai propri utenti. Grazie a WordPress e agli strumenti che mette a disposizione è possibile fare tutto questo.  

Ma come si può creare l’ambiente ideale per lavorare al meglio e far gestire a un intero team tanti progetti contemporaneamente su WordPress? In altre parole, come si fa a creare un gestionale WordPress che ottimizzi davvero tutte le attività dell’azienda?

La risposta è semplice: installando dei plugin. Potrai scegliere se gestirlo in cloud o dal tuo server, attraverso una dashboard funzionale che ti permetterà di gestire tutte le attività della tua agenzia, di avere una panoramica dei lavori in corso, dei progressi, di interagire con il team e con i tuoi clienti, tenendo sempre tutto sotto controllo.

Gestionale WordPress: i migliori plugin per crearlo

WP Project Manager

WP Project manager è il primo plugin di cui voglio parlarti. Offre una dashboard intuitiva e tantissime funzionalità,  già a partire dalla sua versione gratuita. Con questo plugin si possono gestire diversi progetti aziendali, rendendo visibili a tutti i membri del team gli avanzamenti di ogni singolo progetto.

È possibile calendarizzare progetti e relative scadenze, assegnare ruoli specifici, aggiungere collaboratori esterni e archiviare i progetti conclusi. Nella sua versione premium, dà la possibilità di aggiungere progetti e nuovi utenti illimitatamente,ma anche di implementare strumenti come i diagrammi di Gantt o la gestione delle fatture.

Grazie a questo plugin trasformerai WordPress in un vero e proprio gestionale, accedendo a tutte le utility per il project management. Da’ un’occhiata a tutto ciò che puoi fare con questo plugin: 

• Project management. Crea nuovi progetti, aggiungi titolo e dettagli per ognuno e assegna uno o più utenti al progetto;
• Interazione e discussioni. Interagisci con gli altri utenti, crea discussioni sul progetto e aggiungi utenti e collaboratori. Potrai condividere allegati e inserire commenti per ogni lavoro;
• To-do List. Crea vere e proprie liste delle “cose da fare”, aggiungendo campi, titoli, descrizioni e assegnando task e utenti per ogni punto. Potrai monitorare le attività grazie alla progressbar all’interno della lista, aggiungere commenti e contrassegnare ogni punto con “completo” o “incompleto.

UpStream

Con UpStream avrai sempre il pieno controllo dei tuoi progetti. Nella sua versione gratuita offre una dashboard intuitiva e semplice da utilizzare, da condividere anche con i clienti per tenerli aggiornati sul lavoro e comunicare con loro.  

Come gli altri due plugin, anche UpStream permette di assegnare ruoli e compiti ai membri del team. Permette anche di caricare file, di commentare, creare anagrafiche dei clienti e personalizzare il design.

• Pianificazione e avanzamento attività. Potrai pianificare, monitorare e gestire il tuo progetto dall’inizio alla fine; assegnare attività e punti cardine agli utenti, aggiungere date di inizio e fine, status con codice colore e note e controllare l’avanzamento delle attività;
• Monitoraggio dei bug. Potrai facilmente monitorare bug o problemi man mano che si presentano e assegnare ogni bug a un utente specifico, segnalando la gravità del bug e aggiungendo descrizione, data di scadenza o file allegati;
• Interazione e commenti. Le email ti hanno stufato? Finalmente potrai discutere con altri utenti, aggiungerne di altri alle discussioni in corso e consentire anche ai clienti di partecipare;
• Tutto sotto controllo. I tuoi clienti possono visualizzare i dettagli e lo stato di avanzamento del progetto tramite il front-end. Ovviamente, non potranno accedere lato amministrazione, dato che potrai utilizzare un sistema di login personalizzato e dare specifici accessi a ogni progetto, definendo cosa possono visualizzare e cosa no;
• Personalizza la dashboard. Potrai modificare la dashboard e utilizzare modelli molto personalizzabili, aggiungere il tuo CSS, creare campi, status dei progetti con colori specifici, rinominare progetti, attività, bug e file.

Nella versione pro, potrai aggiungere altre funzioni utili per il tuo gestionale WordPress come quella relativa all’avanzamento dei lavori e delle scadenze dei progetti.

CRM & Lead Management per WordPress

CRM & Lead Management è un plugin che permette di gestire i propri contatti in modo davvero efficace, dando la possibilità di interagire sia con gli utenti che con i membri del team, ma anche di generare nuovi contatti, di organizzarli e modificarli. Permette, inoltre, di pianificare gli appuntamenti e richiedere i pagamenti ai clienti.

Può essere tradotto in diverse lingue, tra cui l’italiano, e consente di gestire i lavori grazie a un calendario intuitivo e funzionale.

Ecco tutto quello che offre il plugin:

• Più lead. Incoraggia i visitatori a interagire e a lasciare il proprio contatto, creando costanti opportunità di vendita. Ogni contatto inviato sul sito viene acquisito e inserito automaticamente all’interno di una dashboard;
• Gestione clienti. Consente di organizzare, cercare e modificare in pochi click le informazioni sui clienti, di contrassegnare i record con il follow-up, richiedere appuntamenti e pagamenti. Offre, in tempo reale, aggiornamenti su ogni account, sullo stato dei pagamenti o sulle richieste di documenti. I clienti possono comunicare con il team, inviare messaggi, impostare ulteriori appuntamenti, effettuare pagamenti e caricare i propri documenti;
• Calendario sempre online. È possibile creare un calendario aziendale davvero semplice e pratico, invitare i clienti alle riunioni e offrire loro la possibilità di pianificare gli appuntamenti direttamente dalla dashboard;
• Modelli di fatturazione e raccolta pagamenti online. Consente di creare fatture professionali, includendo il logo e i dettagli della tua azienda. I tuoi clienti possono pagare i tuoi servizi direttamente online, in pochi passaggi e utilizzando carta di credito o PayPal;
• Email marketing SMS. Un servizio sempre più utilizzato dalle aziende e dai professionisti. Potrai promuovere i servizi o comunicare eventi attraverso campagne email e SMS mirati per i clienti. Potrai gestire tutto direttamente dalla dashboard, dar vita a email ottimizzate per dispositivi mobili e monitorare tutto in tempo reale.

Kanban: per i project manager sempre in movimento

Kanban è un plugin che ricorda molto Trello, un software esterno per la gestione di progetti condivisi, ma si presta molto al lavoro da remoto. Quindi, è possibile inserire progetti tramite elenchi e assegnare le varie task ai singoli membri del team, monitorandone i progressi.

Kanban è pensato soprattutto per chi non si trova sempre in ufficio e per i freelance che navigano soprattutto da dispositivi mobili.

Già nella sua versione free, è possibile creare calendari editoriali, gestire i rapporti con i clienti, interagire con i colleghi, pianificare la pubblicazione dei contenuti e le vendite e consente anche un buon livello di personalizzazione.

• Collaborazione in tempo reale. Consente ai project manager di creare elenchi di attività e impegni, spostandoli tra le varie schede per mostrarne i progressi;
• Calendario editoriale. Potrai pianificare il tuo calendario creando e aggiungendo contenuti, assegnando articoli e post di blog, gestire e condurre discussioni e fare in modo che tutti rispettino le scadenze;
• Rapporti con i clienti. Potrai raccogliere tutte le informazioni sui clienti, interagire e migliorare i rapporti commerciali. Utilizza le bacheche per monitorare eventuali appuntamenti e vedere quando dovresti incontrarli;
• Monitoraggio delle vendite. Pianifica ogni attività e ogni vendita e tieni traccia dello stato delle vendite o dello stato di avanzamento dei lavori.

Passando alla pro, potrai installare altre funzionalità molto utili come schede extra per i clienti, incrementare il livello di personalizzazione, ricevere notifiche sull’attività, lavorare su schede multiple e aggiungere altri add-ons.

Project Panorama

Con Project Panorama potrai avere una panoramica delle varie fasi del progetto. Un gestionale WordPress in cui utenti e clienti potranno visionare lo stato di avanzamento tramite una progressbar e grafici davvero intuitivi. Un plugin che consente anche di interagire con colleghi e clienti, di commentare e discutere su ogni singolo progetto, visualizzandone anche le scadenze.

Ecco, in sintesi, cosa offre questo plugin:

• Dashboard funzionale. Chiarezza e semplicità la fanno da padrone. Potrai avere tutto sotto controllo e monitorare le attività in modo davvero semplice;
• Clona i progetti. Impostare ogni volta un progetto può essere noioso? Con questo plugin potrai clonarne uno già esistente e modificarlo: risparmierai tanto tempo e darai una coerenza stilistica e formale a tutti i progetti dell’agenzia;
• Progressbar. Potrai impostare le  scadenze e visualizzare tutte le tappe di progetto grazie alla progressbar che indica lo stato di avanzamento dell’attività, attribuendo anche un nome per le fasi intermedie;
• Personalizzazione. Questo plugin, come altri, consente un buon livello di personalizzazione, soprattutto dello stato dei progetti. Questo permette di lavorare meglio e offrire a tutti i collaboratori una visualizzazione del lavoro ottimale;
• Interazione. Commenti in tempo reale e interazione con gli utenti. Potrai comunicare e avviare discussioni in modo semplice e all’interno di ogni singolo progetto.

Nella versione premium godrai di un livello di sicurezza più elevato grazie all’utilizzo delle password. In questo modo potrai creare un’area login esclusiva per i tuoi clienti, che accederanno con le proprie credenziali e visualizzeranno i progressi del progetto, invieranno file e dati e interagiranno con il team. 

WP smart CRM & Invoices FREE: perfetto per gestire l’agenda dell’azienda

WP smart CRM e fatture gratuite, nella sua versione free, offre tante funzionalità per la gestione dell’ufficio e dell’agenda.

Dall’archivio dei clienti alla pianificazione degli appuntamenti, dalla cronologia delle annotazioni al sistema di notifica di email tramite la dashboard, dalle notifiche di pagamento all’inserimento di logo e firma personalizzati. Permette di creare e gestire le fatture in modo dinamico, di crearle, di scaricarle e salvarle sul proprio server.

Inoltre, offre un grande margine di personalizzazione e permette di assegnare specifici ruoli per ogni membro del team.

Grazie ai record nelle griglie, come se fosse un file excel, sarà possibile inserire filtri e ordinare le fatture in modo impeccabile. Potrai anche modificare il visual, migliorando l’aspetto visivo dei documenti per renderli più funzionali e avere una panoramica ottimale.

 

Ecco tutto quello che è incluso nella versione free:

• Creazione di tabelle anagrafiche;
• Inserimento di ruoli personalizzati e assegnazione dei progetti;
• Inserimento di commenti e intrazione con utenti e clienti;
• Creazione di un’agenda degli appuntamenti e della to-do-list;
• Visualizzazione di una timeline con annotazioni, stato delle attività e appuntamenti in previsione;
• Attivazione di un sistema di notifica sia via email che sulla bacheca, con la possibilità di segnalare, in modo personalizzato, le notifiche relative a specifici utenti e quelle relative alle scadenze e ai pagamenti;
• Importazione e esportazione in formato CSV delle anagrafiche dei clienti;
• Creazione dinamica delle fatture e dei preventivi, scaricabili in PDF e salvabili sul proprio server;
• Personalizzazione della dashboard e dei progetti con il logo dell’azienda;
• Gestione e registrazione delle fatture, che possono essere numerate. Potrai anche creare preventivi personalizzati e aggiungere la firma touch in ogni preventivo.

WP ERP: il lato amministrativo di WordPress

Contabilità, gestione dei progetti e risorse umane. WP ERP è un plugin che offre tanto, soprattutto dal punto di vista dell’amministrazione dell’azienda. Infatti, una volta installato, potrai utilizzare tre moduli già costruiti per il tuo lavoro:

• WordPress HRM (gestione delle risorse umane)
• WordPress CRM (Customer Relationship Management)
• Contabilità WordPress

Quali sono le sue caratteristiche principali?

• Creazione di un profilo personalizzato dell’azienda;
• Gestione delle filiali e dei progetti in collaborazione;
• Personalizzazione della dashboard;
• Visualizzazione di un registro per il controllo del flusso di lavoro;
• Gestione di progetti internazionali;
• Attivazione delle notifiche via email con template personalizzati e supporto per shortcode.

 

Gestione risorse umane. 

• Gestisci tutte le informazioni della tua azienda direttamente dalla dashboard;
• Aggiungi un elenco dei reparti dell’azienda (reparto grafico, reparto contabile e così via);
• Assegna i ruoli, crea dipendenti e aggiungili al reparto specifico;
• Crea i singoli profili dei dipendenti, assegnando ruoli specifici, permessi e privilegi di modifica dei progetti;
• Pubblica e condividi annunci con dipendenti e con i reparti.

Gestione clienti: lead, opportunità e gruppi. 

• Crea e gestisci i rapporti con ogni cliente con un approccio personalizzato;
• Gestisci le priorità e dividi ogni servizio e progetto in sezioni;
• Annota le cose importanti, i reminder e tutto ciò che può essere utile per la gestione dei clienti;
• Tieni un registro con i dettagli dei clienti e dei lavori;
• Pianifica una riunione o avvia una chiamata direttamente dalla dashboard;
• Assegna compiti e attività ai membri del team;
• Crea profili aziendali e gestiscili;
• Filtra i tuoi contatti istantaneamente usando parole chiave correlate a qualsiasi attributo;
• Imposta filtri di ricerca e raggruppa i contatti in gruppi specifici.

Gestione della contabilità: tieni traccia delle entrate e delle spese.

• Ottieni una panoramica di tutte le entrate totali, delle fatture dovute, dei pagamenti in sospeso e delle spese direttamente sulla bacheca della contabilità;
• Visualizza tutte le transazioni in tempo reale;
• Utilizza gli account già costruiti dal plugin divisi per attività, spese, o entrate;
• Gestisci le vendite e le fatture e consenti ai clienti di effettuare i pagamenti direttamente dal modulo;
• Ottieni la versione stampabile delle tue fatture e modificale se necessario;
• Tieni traccia di tutte le spese della tua azienda con gli account associati e i profili dei fornitori.
• Gestisci il tuo conto bancario e visualizza la panoramica dei tuoi dati nel grafico, fai / ricevi pagamenti;
• Trasferisci denaro con un semplice clic ogni volta che vuoi;
• Inserisci ulteriori funzionalità in un’agenda personalizzata per tutti i colleghi del settore contabile.

 

Gestionale WordPress: altri plugin a pagamento

Projectopia

Projectopia è un plugin davvero interessante, dedicato soprattutto alle agenzie e ai freelance. Consente di integrare un gran numero di funzionalità all’interno del CMS stesso, dando la possibilità di avere sempre sotto gli occhi una panoramica dei lavori e del loro stato.

Potrai gestire il flusso di lavoro e monitorare ogni attività; assegnare un ruolo a ogni membro del team, utilizzare gli strumenti di analisi in una sezione apposita dedicata ai preventivi o alle vendite, visionare le scadenze in tempo reale e molto altro ancora.

Con questo plugin per creare un gestionale WordPress potrai:

• Controllare sempre il flusso di lavoro;
• Avere tra le mani un sistema di autorizzazione dei membri del team basato sul ruolo conferito;
• Funzione IVA (incl. Imposta secondaria) da applicare ai preventivi;

Avrai una dashboard per il cliente attraverso la quale potrai:

• Creare un’area di accesso personalizzata per i clienti;
• Creare accessi aggiuntivi;
• Impostare i termini di fattura per ogni progetto;
• Permettere ai clienti di accedere alla bacheca dei lavori;
• Avere una pagina d’accesso totalmente personalizzata con i dettagli relativi all’azienda;
• Abilitare azioni AJAX;
• Adattare la dashboard a qualsiasi tema, se correttamente codificato;
• Far aggiornare i dettagli e le foto dalla dashboard ai tuoi clienti;
• Aggiungere i membri del team come accessi aggiuntivi;
• Attivare le notifiche sulla dashboard per preventivi, progetti, fatture e ticket di supporto;
• Visualizzare commenti, fatture, progetti, attività e ticket di supporto;
• Inserire informazioni dettagliate su ogni progetto come timeline, aggiornamenti, dati finanziari, attività e file;
• Dare la possibilità di pagare le fatture tramite Stripe e Paypal;
• Personalizzare gli avvisi per i clienti sulla dashboard;
• Rendere tutte le fatture PDF scaricabili.

Avrai il controllo dei tuoi progetti. Potrai:

• Assegnare i progetti a un cliente o renderli visualizzabili soltanto per il personale interno;
• Aggiungere la funzionalità di firma del contratto (i clienti possono accedere alla loro dashboard);
• Aggiungere più progetti e attività, riordinarle e creare tabelle con i costi e le entrate;
• Creare note di progetto personali, inviare messaggi e commenti;
• Avere una cronologia degli aggiornamenti del progetto;
• Scegliere tra tante opzioni di fatturazione;
• Visualizzare la barra di avanzamento dell’attività e assegnare compiti e ruoli.

In realtà, questo plugin offre molto altro ancora. Scopri tutte le funzionalità di Projectopia!

WooCommerce Customer Relationship Manager

WooCommerce Customer Relationship Manager è un plugin a pagamento che permette di creare un gestionale WordPress con profili dettagliati dei clienti, con le informazioni di stato e l’opzione di esportazione/importazione dei dati.

Il plugin consente inoltre di inviare e monitorare e-mail, effettuare e registrare le chiamate e tenere traccia degli ordini.

Tutte le conversazioni tra il team delle vendite ei clienti saranno archivati in un unico luogo, in modo da poterli visualizzare in qualsiasi momento. Inoltre, il plugin è compatibile con MailChimp.

Conclusioni

In questo lungo, lunghissimo articolo abbiamo visto insieme quali sono i migliori plugin per dar vita a un vero e proprio gestionale WordPress che ti consentirà non solo di ottimizzare il lavoro, ma anche di utilizzare strumenti utili a cui fino ad oggi non avevi neppure pensato.

Ora che sai come creare il tuo gestionale WordPress non ti resta che scegliere uno di questi validissimi plugin e iniziare a gestire al meglio la tua attività!

Ne ho dimenticato qualcuno e vuoi segnalarlo? Be’, non ti resta che farlo qui sotto: lascia un commento!