Mar, Lug 23, 2019

Finalmente hai intercettato un cliente e ti è stato commissionato un lavoro?

Fantastico! Ora, però, arriva la parte più difficile: creare e inviare un brief al tuo cliente che ti permetta di stilare un piano di lavoro efficace e funzionale.

Perché è la parte più difficile? Perché il cliente, solitamente, fornisce le informazioni come se fossero pepite d’oro da custodire gelosamente e non ha quasi mai le idee chiare.

È chiaro, ti serve un documento dettagliato che ti aiuti a porre le basi e a definire le strategie che costituiranno il progetto di lavoro, anche per proporre soluzioni efficaci e creative.

Un brief ti consente di ottimizzare i tempi e di soddisfare tutte le esigenze del tuo cliente per far sì che non ci pensi due volte ad affidarti anche i prossimi lavori.

In questo articolo scoprirai cos’è esattamente un brief e come creare il tuo modello di brief per ogni tuo progetto di lavoro. Cominciamo?

 

Cos’è un brief?

Partiamo dal dire cosa non è un brief.

Un brief non è un piano operativo di lavoro.

Non indica le strategie, le soluzioni o i passi da compiere.

E quindi cos’è?

Il brief è l’incipit del piano di lavoro; si inserisce nella fase di analisi ed è un documento in cui vengono inserite le informazioni più rilevanti e utili per lo svolgimento e il compimento di qualsiasi progetto di comunicazione.

Lo scopo di questo strumento è quello di:

  • sintetizzare, punto per punto, gli elementi essenziali di un progetto e le informazioni relative al cliente, al brand e al suo prodotto/servizio;
  • avere un documento dettagliato che consenta di elaborare, dopo l’approvazione del cliente, un piano di comunicazione con soluzioni creative o strategiche;
  • di condividere eventuali proposte creative o strategiche.

Per iniziare cominciare a lavorare su una campagna pubblicitaria, ad esempio, non si può prescindere dall’avere una buona linea da seguire, una base solida da cui partire.

Senza avere tra le mani un documento che raccolga le informazioni più importanti, gli obiettivi, le richieste del cliente e che fissi le scadenze non si può pensare di realizzare un progetto di comunicazione davvero efficace.

Ma c’è brief e brief. Ricorda sempre che questo strumento ha uno scopo ben preciso: semplificare enormemente la vita di chi lavora a un progetto di lavoro.

Che lo si faccia da soli o con altre figure professionali – come all’interno di un’agenzia di comunicazione -, è importante avere un brief che sia quanto più:

  • funzionale;
  • dettagliato;
  • semplice;
  • sintetico;
  • comprensibile;
  • condivisibile;
  • esaustivo.

Per partire, bisogna catturare tutte le informazioni utili, elaborarle e trasformarle in un documento semplificato, chiaro e completo che faccia da supporto per lo sviluppo di un progetto di lavoro fatto su misura per il cliente.

Inoltre, il brief dovrà chiarire qualsiasi dubbio ed evitare qualsiasi obiezione, tenendo conto anche del riscontro del cliente. Per questo motivo, è importante realizzarlo con cognizione di causa e con buonsenso.



Com’è fatto un brief?

Ok, ora sai cos’è un brief e a cosa serve, ma è arrivato il momento di andare alla ciccia.

Com’è fatto questo documento e qual è il modello da utilizzare per qualsiasi progetto?

Partiamo dagli elementi essenziali che non possono mai mancare in un brief:

  • informazioni dettagliate sul prodotto/servizio;
  • informazioni sull’azienda (brand, storia, competitors, target, mercato di riferimento, canali utilizzati, tono di voce utilizzato);
  • obiettivi del cliente che bisogna raggiungere;
  • richieste del cliente;
  • proposte.

Avere tra le mani uno strumento del genere ti aiuterà a non sbagliare strada e a puntare dritto verso la meta. Ecco quali sono tutti i passaggi da seguire per realizzare un brief davvero funzionale.

 

Brief questionario per il cliente



La fase preliminare del brief: l’incontro e il brief conoscitivo

C’è una fase che segue il primo contatto con il cliente e che precede la realizzazione del brief: l’incontro con il cliente.

Lo scopo dell’incontro è proprio quello di conoscere il cliente, capire se ha o meno le idee chiare su ciò che vuole, comprendere le sue esigenze, i suoi obiettivi, le sue intenzioni, offrirgli consigli e spunti ed evitare subito incomprensioni che possono causare problemi e sacrificare giorni o mesi di lavoro.

L’incontro può avvenire dal vivo, attraverso una video-chiamata su Skype, tramite una call telefonica o via email. L’importante, però, è inviare al cliente un questionario dettagliato, una sorta di brief conoscitivo, per reperire tutte le informazioni necessarie per stilare un brief definitivo efficace e dare il via ai lavori.

Per farlo, ti sarà utile preparare una serie di domande generiche e specifiche da sottoporre al cliente, attraverso un documento che ti consenta di non dimenticare nulla, di cancellare ogni dubbio di avere ben chiari i punti essenziali dell’intero progetto di comunicazione.

Non avere paura di fare domande e neppure di pretendere risposte dettagliate. È fondamentale avere le idee ben chiare e non tralasciare nessun aspetto del lavoro che dovrai svolgere.

Il rischio, altrimenti, è quello di completare un lavoro che al cliente non piacerà o, peggio ancora, che non gli permetta di raggiungere i suoi obiettivi iniziali.

Non appena avrai tutte le informazioni necessarie, dovrai tradurle in un documento chiaro, semplice ed esaustivo: il brief.

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La struttura del brief: un modello per ogni progetto

Ogni brief è diverso perché ogni progetto di lavoro e ogni cliente sono diversi. Se lavori a più progetti di uno stesso cliente, ovviamente, alcuni punti dei brief saranno in comune, ma ricorda che non è un documento riciclabile e che, ogni volta, dovrai crearne uno su misura.

Non esiste un brief universale, perché cambiano le domande da cui partire e da porre al tuo cliente. Inoltre, dovrai fare in modo che si adatti anche alle tue esigenze: lo scopo è mettere ordine nella tua mente e avere una mappa mentale da cui partire per poter lavorare al meglio.

Però c’è una buona, anzi fantastica, notizia: puoi creare un modello efficace da cui partire per qualsiasi tuo progetto di comunicazione.

Sì, perché ci sono degli elementi che nel brief non possono mai mancare e su cui potrai costruire uno schema da utilizzare e perfezionare per ogni lavoro. Vediamoli uno per uno.

 

Intestazione e introduzione

Ricorda che si tratta di un documento condiviso con i tuoi colleghi o collaboratori, ma soprattutto con il cliente.

Inserire un’intestazione o un’introduzione al brief agevola ulteriormente la lettura e la comprensione del progetto.

Quindi, scrivi il titolo del progetto, il nome del cliente o dell’azienda, la data e le scadenze (deadline).

 

Il background

Con background si intende la situazione passata e attuale del brand o del prodotto del cliente. In questo caso, ti sarà utile creare un elenco puntato o scrivere una breve sezione dedicata alle informazioni più importanti che riguardano:

  • il cliente (chi è, cosa fa);
  • il settore o mercato di riferimento;
  • i competitors;
  • il prodotto;
  • la mission;
  • la storia, la struttura e i valori aziendali;
  • il brand (identità, immagine, reputazione);
  • il target e il suo consumatore ideale.

 

Il posizionamento del brand

Può esserti davvero utile avere informazioni sul posizionamento o sulle strategie adottate dal tuo cliente. Chiedi al tuo cliente:

  • quali sono i limiti riscontrati fino a questo momento;
  • cosa gli piace e cosa no del suo prodotto o del suo servizio;
  • qual è il processo di acquisto del suo pubblico;
  • quali sono i punti di forza e di debolezza del suo prodotto/servizio;
  • quale tono di voce utilizza e vorrebbe utilizzare;
  • quali sono le cose più importanti e che si desidera trasmettere anche in futuro e quali quelle da rimuovere o modificare.

 

Gli obiettivi

Cosa vuole il cliente? Qual è il suo obiettivo? Che risultati vuole raggiungere? Vuole aprirsi ad un nuovo mercato? Desidera svecchiare la propria immagine e proporne una nuova? Vuole lanciare un nuovo prodotto o promuoverlo attraverso canali ben precisi?

Queste sono soltanto alcune domande da porre al cliente prima di redigere il brief.

Più le domande sono mirate mirate, più gli obiettivi da perseguire saranno specifici e tanto più sarà semplice mettere a punto un progetto di lavoro efficace.

Analizza le risposte che il cliente ti ha fornito e definisci – punto per punto – i singoli obiettivi del cliente, semplificando al massimo la comunicazione per far sì che questi possano essere chiari ed esaurienti per chiunque legga il documento.

Avendo ben chiari gli obiettivi sarà più facile definire le strategie per il piano d’azione.

 

Il target

Come è possibile raggiungere gli obiettivi e lavorare in modo efficace se non sa a chi ci si rivolge?

A chi è rivolta la campagna pubblicitaria? Per chi devono essere scritti gli articoli del blog? A chi è indirizzato il prodotto o il servizio che il cliente desidera vendere?

Individua il pubblico di riferimento e dedica una sezione del brief proprio alla definizione del target, definendolo nel modo più dettagliato possibile (età, sesso, luogo in cui vive, interessi, attitudini e così via).

 

La sintesi del progetto

In questa sezione va esposta, in sintesi, quella che la reale richiesta del cliente. È il punto centrale dell’intero brief, in cui deve essere comunicato il bisogno del cliente, le sue esigenze e il motivo che lo ha spinto a commissionarti il progetto.

 

Il tono di voce

In qualsiasi progetto di comunicazione non può mancare un riferimento al tono di voce da utilizzare. Quale sarà lo stile del messaggio, il linguaggio da prediligere, la forma con cui costruire l’intera comunicazione?

Bisogna indicare tutto quello che è in grado di far trasparire la personalità e l’identità del brand, al fine di attirare e conquistare il target di riferimento.

 

Budget, strumenti e scadenze

Solitamente, nel brief, non possono mancare i riferimenti al budget del progetto, agli strumenti che verranno utilizzati e alle tempistiche per la realizzazione del lavoro.

Ovviamente, non è facile definire tutti questi punti e bisogna lavorarci un bel po’ per non dimenticare nulla di importante.

Il brief dovrebbe essere dettagliato, ma per evitare errori basta inserire dei dati indicativi e ipotizzare un planning di lavoro.



Invia il brief al tuo cliente e ai tuoi collaboratori

Hai letto attentamente le risposte date dal cliente e hai elaborato un brief con tutte le informazioni utili per dare il via al piano esecutivo di lavoro.

È arrivato il momento di inoltrare il brief al cliente, perché questo documento non serve soltanto a semplificare e a ottimizzare il lavoro, ma anche a ricevere un’ulteriore conferma delle informazioni fornite dal cliente al momento del questionario.

Infatti, dopo aver ricevuto le risposte per poter elaborare un piano di lavoro, sarebbe utile (per tutti) avere tra le mani un documento che definisca una mappa mentale e organizzativa dell’intero progetto.

Inviare il brief consente, inoltre, di prevenire ed evitare fraintendimenti, di non far nascere problemi in corso d’opera o, peggio ancora, prima della consegna del lavoro. Quindi, ricorda sempre di inviare il brief al cliente prima di iniziare a lavorare: sono certa che non te ne pentirai.

 

Creare un brief: altri consigli (super)efficaci

Abbiamo visto qual è la struttura perfetta di un buon brief, ma ci sono tanti fattori di cui tener conto per stilarne uno. O meglio, sono dei consigli che possono davvero aiutarti a creare un brief davvero funzionale e pratico, che ti permetta di ottimizzare al massimo i tempi e concentrarti maggiormente sul lavoro vero e proprio.

Ecco un po’ di dritte.

 

Un brief semplice, sintetico e schematico

Per agevolare la lettura, soprattutto in fase di consultazione per la creazione di un progetto di comunicazione, e per fissare bene tutti i punti del tuo brief:

  • suddividi il testo in paragrafi, creando intestazioni in H2 o in H3;
  • utilizza elenchi puntati o numerati (bullet point);
  • utilizza il grassetto per mettere in evidenza parole o frasi importanti;
  • sintetizza al massimo i concetti;
  • da’ un senso logico/cronologico ai punti, come fosse un percorso guidato e strutturato;
  • utilizza un linguaggio semplice e chiaro.

 

Oltre agli obiettivi, focalizza la brand image del cliente

Hai tra le mani tutte le informazioni relative all’identità del tuo cliente, ma basta questo?

In realtà, ti servono anche delle informazioni che ti permettano di mettere a fuoco l’immagine del marchio, come il posizionamento del brand o del prodotto del tuo cliente.

Qual è la sua reputazione? Come recepisce il pubblico il suo brand e qual è il livello di coinvolgimento? È ben inserito nel mercato di riferimento?

Il brief precede la fase dell’elaborazione della linea strategica, delle soluzioni da adottare e del progetto di lavoro vero e proprio: per questo, dovrà esserti chiaro fin da subito dove si colloca nella mente del consumatore il prodotto/brand/servizio che devi comunicare e quali strategie sono già state adottate fino a questo momento.

Puoi utilizzare strumenti come Social mention, Fanpage Karma o Google Alert per sapere cosa dicono del brand del tuo cliente, come e quando ne parlano e quali sono i contenuti che hanno creato maggiore engagement.

Hai le idee chiare? Metterai in pratica questi consigli per i tuoi prossimi lavori?

Spero proprio di sì, ma non voglio lasciarti a mani vuote: voglio regalarti un modello di brief che ho preparato apposta per te: puoi scaricarlo, compilarlo e inviarlo al tuo cliente!



Classe 1989. A volte scambio un pennello per una penna e inizio a dipingere parole. Blogger e Redattrice web.

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